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Envio em massa e agendamento

Importe uma lista por CSV, monte a pilha de mensagens e agende o disparo dentro dos limites de segurança do WhatsApp.

Dicas práticas

Neste guia: Prepare destinatários, organize as mensagens e acompanhe uma campanha.

Preparar a lista

O envio em massa no Zhapio (a tela de Disparos) usa uma lista importada por CSV — hoje não existe outra forma de definir quem recebe uma campanha. A coluna mais importante é o telefone; o Zhapio tenta reconhecer sozinho qual coluna é qual, mas você pode corrigir manualmente antes de continuar.

Tutorial de como fazer DISPAROS em Massa!

  1. Acesse Disparos no menu e clique em Nova Campanha. No primeiro passo do assistente (Identidade) dê um nome para a campanha e, se quiser, uma tag para organizá-la depois. O tipo escolhido ali (Blast, Sequência ou Recorrente) só muda o comportamento do sistema quando é Recorrente — os outros dois são apenas rótulos para sua própria organização.

  2. No passo Contatos, carregue o arquivo CSV. O Zhapio detecta sozinho o separador do arquivo (vírgula ou ponto e vírgula) e tenta reconhecer a coluna de telefone (procurando cabeçalhos como "phone", "telefone", "celular", "whatsapp", "number") e a coluna de nome ("name", "nome", "contact").

  3. Se a detecção errar, abra "Remapear colunas manualmente" e indique à mão qual coluna é o telefone e qual é o nome.

  4. Revise a pré-visualização: as primeiras linhas do arquivo aparecem com um selo Válido ou Inválido. O selo depende só de o telefone ter sido normalizado com sucesso — números sem DDD ou código de país reconhecível ficam Inválidos e não entram na campanha.

Importante

  • A normalização de telefone é otimizada para o Brasil: reconhece +55, o prefixo internacional 00, celular de 11 dígitos com DDD, fixo de 10 dígitos com DDD, e também números norte-americanos no formato 1+DDD. O que não se encaixa em nenhum desses formatos fica marcado como inválido.
  • Linhas com o mesmo telefone (já normalizado) são automaticamente removidas dentro do próprio arquivo, para o mesmo contato não receber a pilha de mensagens inteira em dobro — e não ser cobrado em dobro pela Meta quando a mensagem usa um modelo aprovado.
  • Toda essa leitura acontece no seu navegador antes de avançar; nada é enviado ao servidor só por causa do upload. Se preferir partir de um modelo pronto, baixe o CSV de exemplo (colunas nome, telefone, email, empresa) direto na tela de importação.
  • Qualquer coluna do CSV além de nome e telefone (email, empresa, etc.) vira uma variável que pode ser inserida nas mensagens do próximo passo, no formato {{NomeDaColuna}}.

Quem recebe a campanha

Diferente do que o nome desta etapa sugere, hoje não existe uma tela para buscar e marcar contatos ou leads já cadastrados no CRM direto do assistente de Disparos, nem um filtro por segmento ou etiqueta. Os destinatários são exatamente as linhas marcadas como Válido no CSV importado no passo anterior — não tem como adicionar alguém "à mão" nem selecionar "todos os leads que atendem a tal critério" dentro do assistente.

Uma exceção prática existe: ao abrir uma campanha a partir da conversa de um lead específico na Central de Atendimento, o Zhapio já abre o assistente de Nova Campanha com uma lista de um único destinatário pré-preenchida (telefone e nome). Internamente esse atalho ainda passa pelo mesmo formato de linha de CSV — não é um tipo de destinatário diferente, só poupa você de montar um arquivo para falar com uma pessoa só.

Dicas práticas

  • Antes de avançar, confira o número de linhas Válidas na pré-visualização: é exatamente esse o tamanho da campanha, multiplicado pela quantidade de mensagens da pilha (veja a próxima seção) — uma pilha de 3 mensagens enviada para 100 contatos gera 300 envios, não 100.
  • Se precisar cruzar critérios do CRM (etapa do funil, atendente, período) antes de decidir quem entra na campanha, monte esse filtro na tela de Leads, exporte os contatos e gere o CSV a partir daí — hoje esse cruzamento não acontece dentro do assistente de Disparos.

Montar a pilha de mensagens

Cada campanha tem uma pilha de mensagens: uma lista ordenada, reorganizável por arrastar e soltar, onde cada contato recebe todas as mensagens da pilha, nessa ordem. Existem quatro tipos de item, cada um com uma regra diferente:

Importante

  • Mensagem livre: um texto digitado na hora, aceitando variáveis {{Coluna}} vindas do CSV. Só pode ser enviada dentro da janela de atendimento de 24 horas do WhatsApp (veja a próxima seção).
  • Mensagem rápida: reaproveita um script já salvo na sua biblioteca de mensagens rápidas. Vale a mesma regra das 24 horas — e scripts do tipo "localização" não podem ser usados em campanhas.
  • Modelo aprovado (template): um modelo do WhatsApp já aprovado pela Meta. É o único tipo de item que ignora a janela de 24 horas — por isso é o caminho real para alcançar uma lista fria vinda de CSV, com quem você nunca trocou mensagem antes. Se algum parâmetro do modelo ficar vazio, o Zhapio recusa a campanha e aponta exatamente qual variável do modelo está faltando.
  • Roteiro: ao lançar a campanha, cada roteiro se transforma em várias mensagens separadas — uma para cada etapa do roteiro —, cada uma respeitando o intervalo de espera entre etapas configurado no próprio roteiro.

A ordem das mensagens na pilha é por contato, não por horário do relógio: a segunda mensagem só é liberada para um contato depois que a primeira chegou a um estado de sucesso (enviada, entregue ou lida) para aquele mesmo contato, e só depois de passado o intervalo configurado entre as duas (quando existir). Mensagens livres, rápidas e de modelo não têm intervalo artificial entre si — só os passos vindos de um roteiro carregam esse atraso.

Agendar e lançar a campanha

O passo de Agendamento controla quando e em que ritmo a pilha de mensagens é disparada — é separado de quais mensagens serão enviadas (isso já ficou definido no passo anterior).

  1. Escolha entre Agora e Agendar. Com Agendar, defina data e horário; a campanha fica com status "agendada" e nenhuma mensagem é gerada até a hora marcada.

  2. Configure a janela de envio: um horário de início e fim válido para todos os dias, ou ative a agenda semanal para definir janelas diferentes por dia da semana (as duas opções são mutuamente exclusivas). Com a agenda semanal também dá para definir um limite de mensagens por dia — o Zhapio conta quantas mensagens já foram enviadas desde a meia-noite local e para de disparar quando bate o limite.

  3. Ajuste o limite de mensagens por minuto (de 1 a 60, padrão 15) e, se quiser, os campos de atraso aleatório entre envios — veja a próxima seção para entender o que cada um desses controles realmente faz na prática.

  4. Se o tipo da campanha for Recorrente, configure o padrão de repetição (diária, semanal ou mensal), o intervalo entre repetições e o critério de fim: nunca, em uma data específica, ou depois de um número de repetições.

  5. No passo de Revisão, confira o resumo, a previsão de conclusão e a pré-visualização da mensagem já com as variáveis preenchidas com os dados da primeira linha do CSV. Se o ritmo configurado passar de 20 mensagens por minuto, um aviso aparece chamando atenção para o risco — ele não bloqueia o lançamento, só avisa. Marque "Confirmo que estes contatos autorizaram receber mensagens da minha empresa" — sem essa confirmação o disparo não sai — e clique em Lançar Campanha. O Zhapio registra quem confirmou e quando. Rascunhos preparados pelo Copiloto pedem a mesma confirmação ao clicar em Iniciar Envio ou Agendar.

Dicas práticas

A previsão de conclusão mostrada no Agendamento e na Revisão é só uma estimativa calculada no seu navegador a partir do número de contatos, da quantidade de mensagens da pilha e do ritmo configurado — ela não comanda o envio de verdade, serve só para você planejar.

Limites de envio e o Envio gradual

O envio em massa é um recurso de plano Premium ou superior; o selo Envio gradual na tela de Disparos reflete isso: ele avisa quando o plano não tem direito ao recurso, quando o plano está ok mas o WhatsApp não está conectado, e mostra como ativo apenas quando as duas condições estão satisfeitas. "Envio gradual" aqui é o nome do conjunto de limites abaixo — não é um motor separado que impede bloqueios, é a combinação dos limites reais que o sistema aplica para espaçar os envios. Nenhum ritmo de envio garante que o número não será bloqueado: o que mais pesa é enviar só para quem autorizou receber suas mensagens.

O envio de uma campanha em execução não é instantâneo nem contínuo: um worker do servidor verifica as campanhas em execução a cada 60 segundos e, a cada verificação, aplica os seguintes limites, nesta ordem:

Importante

  • Janela de envio: se o horário local (no fuso configurado da campanha) estiver fora da janela definida — seja a janela única ou a agenda semanal —, a campanha simplesmente não recebe nenhum envio nessa verificação.
  • Limite diário: quando a agenda semanal tem um limite de mensagens por dia, e esse limite já foi atingido desde a meia-noite local, nenhum envio acontece até o dia seguinte.
  • Mensagens por minuto é um limite real de lote, não um ritmo suave: a cada verificação de 60 segundos, o sistema pega no máximo aquela quantidade de mensagens pendentes e elegíveis (o valor configurado no Agendamento, até 60). Dentro desse lote, as mensagens saem uma atrás da outra sem pausa artificial entre elas — a não ser que o número de envio seja um número em coexistência.
  • Números em coexistência (WhatsApp Business App + Cloud API no mesmo número) têm um espaçamento fixo real entre envios, de cerca de 210 milissegundos (perto de 4,7 mensagens por segundo), porque a Meta limita esses números a 5 mensagens por segundo. Números só-API não têm esse espaçamento — o único limite para eles é o de mensagens por minuto.
  • Janela de atendimento de 24 horas: mensagens livres e mensagens rápidas só saem se o contato tiver mandado alguma mensagem para você nas últimas 24 horas; se a janela estiver fechada, aquele envio específico é marcado como falha (sem travar o resto do lote) — é exatamente por isso que modelos aprovados existem: eles são o único tipo de mensagem que ignora essa regra do WhatsApp e chega a uma lista fria.

Atenção

Os campos de "atraso aleatório" (mínimo/máximo segundos) que aparecem no Agendamento servem para você planejar o ritmo desejado, mas não são o que controla a velocidade real do disparo hoje — quem controla de fato é o limite de mensagens por minuto e, para números em coexistência, o espaçamento fixo descrito acima. Não trate o atraso aleatório como a principal proteção contra bloqueio; ajuste o limite de mensagens por minuto para isso.

Como proteção extra, se uma mensagem ficar travada em "enviando" por mais de 15 minutos (por exemplo, por uma queda do servidor no meio do envio), o próprio worker marca esse envio como falho automaticamente na verificação seguinte, para a campanha não travar indefinidamente esperando um resultado que nunca vai chegar.

Gerenciar a campanha depois de lançada

Uma campanha passa pelos status rascunho, agendada, em execução, pausada, concluída, cancelada ou com falha. Na lista de Disparos e na tela de detalhe de cada campanha, as ações disponíveis dependem do status atual:

Dicas práticas

  • Pausar uma campanha em execução e retomar uma pausada.
  • Cancelar uma campanha em execução, pausada ou agendada.
  • Reativar uma campanha cancelada — isso devolve à fila as mensagens que tinham ficado travadas em "enviando"; só funciona se ainda sobrar alguma mensagem pendente para enviar.
  • Tentar novamente uma campanha com falha — reseta as mensagens que falharam (ou que ficaram órfãs em "enviando") de volta para pendente e zera o contador de falhas nas estatísticas.
  • Duplicar uma campanha, criando uma cópia nova em rascunho.
  • Excluir uma campanha — mensagens ainda em envio são marcadas como falhas e todo o histórico de mensagens daquela campanha é apagado junto com a campanha.

Só é possível editar uma campanha que esteja em rascunho, agendada, com falha, cancelada ou pausada — uma campanha em execução precisa ser pausada antes de ser editada. Ao salvar uma edição, também dá para marcar para lançar imediatamente, o que substitui as mensagens pendentes pela configuração nova.

Campanhas recorrentes se rearmam sozinhas: quando as mensagens da rodada atual terminam, o Zhapio agenda a próxima ocorrência automaticamente, reiniciando as estatísticas daquela rodada, até bater o critério de fim configurado (data, número de repetições, ou nunca). Se uma rodada terminar sem nenhum envio bem-sucedido e com mensagens em falha, ela fica marcada como Falhou (não Concluída), e o Zhapio registra um resumo com as três causas de falha mais comuns daquela rodada para você investigar.

Dicas práticas

  • Envie só para contatos que já têm algum contexto ou permissão para receber sua mensagem — a taxa de bloqueio e denúncia sobe rápido em listas frias sem relação nenhuma com o remetente.
  • Quem responder só SAIR, PARAR ou STOP (ou desativar mensagens de marketing no WhatsApp) deixa de receber seus disparos. Uma conversa normal depois disso não libera o contato de novo: ele só volta a receber quando responder VOLTAR, ACEITO ou QUERO RECEBER.
  • Respeite horários razoáveis para o público da campanha, mesmo com a janela de envio configurada.
  • Ao testar uma mensagem nova, comece com um CSV pequeno antes de importar a lista inteira.

Continue aprendendo

Escolha o próximo guia de acordo com a tarefa que você quer concluir: