Calendario e compromissos
Crie lembretes, mensagens agendadas por WhatsApp e compromissos de equipe, e sincronize com o Google Calendar.
Dicas práticas
Neste guia: Registre compromissos e programe o próximo passo do atendimento.
Visualizar a agenda
O Calendário está disponível em qualquer plano, inclusive no teste grátis — não é um recurso exclusivo do Zhapio Empresas. Ele oferece quatro visões, alternadas pelos botões no topo da tela: Mês, Semana, Dia e Agenda, além de "Hoje" e das setas para navegar entre períodos.
O seletor "Filtrar por tipo" restringe a grade a uma categoria por vez: Lembretes, Mensagens únicas, Série de mensagens ou Mensagens salvas. Eventos trazidos do Google Calendar não têm uma opção própria nesse filtro — eles só aparecem com "Todos os tipos" selecionado. Em "Cores dos eventos" você personaliza a cor de cada categoria na grade e usa "Restaurar padrões" para voltar às cores originais.
Dicas práticas
- Um evento sincronizado do Google não tem cor padrão própria: enquanto você não escolher uma manualmente em "Cores dos eventos", ele aparece em cinza genérico na grade.
- Clique em qualquer compromisso para abrir os detalhes, editá-lo, cancelá-lo (enquanto o status ainda for "agendado") ou excluí-lo definitivamente.
Criar compromisso
Ao clicar em "Novo evento" (ou selecionar um horário direto na grade), o Zhapio abre o diálogo "Novo compromisso" com abas — quais abas aparecem depende de você estar dentro de uma organização (Zhapio Empresas) ou numa conta pessoal.
Abra Calendário na barra lateral.
Clique em "Novo evento" ou selecione uma data e horário na grade.
Escolha a aba correspondente ao que você quer registrar: "Mensagem agendada", "Lembrete", "Equipe" (só visível dentro de uma organização) ou "Google".
Preencha os campos da aba e confirme. O botão de confirmação muda de nome conforme o tipo: "Agendar" para mensagem agendada, "Criar evento" para lembrete ou equipe, e "Criar no Google Calendar" ou "Abrir no Google Calendar" na aba Google.
Dicas práticas
Numa conta pessoal (sem organização), a quantidade de compromissos que você pode criar no mês segue o limite do seu plano. Dentro de uma organização esse limite pessoal não se aplica.
Mensagem agendada
A aba "Mensagem agendada" programa o envio de uma mensagem de WhatsApp para uma data e horário futuros. Defina "Data e horário", escolha opcionalmente um "Contato" e o tipo de conteúdo: "De mensagem rápida" (uma mensagem pré-salva, escolhida no campo "Mensagem rápida") ou "Texto livre", com um campo "Corpo da mensagem" que traz um botão de "Melhorar com IA" para reescrever o texto antes de agendar.
Esse tipo de compromisso não passa pela API oficial do WhatsApp Business: no horário marcado, quem efetivamente dispara a mensagem é a extensão do Zhapio instalada no navegador, agindo sobre o próprio WhatsApp Web. Por isso ele funciona mesmo em contas sem uma conexão de WhatsApp Business API configurada, e não consome os limites de envio em massa — mas depende da extensão do Zhapio estar instalada e conectada para executar o envio.
Lembrete
A aba "Lembrete" cria um compromisso só para acompanhamento pessoal, sem nenhum envio associado: "Título" (obrigatório), "Descrição" livre e "Data e horário". É o tipo certo para reuniões, follow-ups e tarefas com prazo que você só precisa lembrar de fazer.
O lembrete não dispara nenhuma mensagem — o aviso que você recebe quando ele vence é tratado à parte, em "Lembretes e notificações" logo abaixo. O mesmo vale para o compromisso de "Equipe": internamente ele também é salvo como um lembrete, só que com convidados e regras de aviso adicionais.
Compromissos de equipe
A aba "Equipe" só aparece dentro do workspace de uma organização — na prática, disponível apenas em contas Enterprise, já que organizações multiusuário existem somente nesse plano. Além de "Título" e "Data e horário", ela adiciona um seletor de "Membros" (multiescolha entre os integrantes da organização) e um seletor de "Equipes" inteiras — todos os membros ativos de uma equipe selecionada são notificados — mais um campo de "Observações".
Duas chaves controlam o aviso, e pelo menos uma precisa ficar ligada para salvar: "Avisar a equipe agora" envia uma notificação assim que o evento é criado, e "Avisar no horário do evento" envia um lembrete quando o horário chega. Na tela de detalhes desse compromisso, os convidados aparecem sob o rótulo "Equipe notificada", com um resumo automático do tipo "Avisados na criação e no horário do evento" (ou só um dos dois, conforme as chaves marcadas).
Dicas práticas
- Quem vê um compromisso de equipe: o criador, quem foi convidado diretamente e qualquer pessoa das equipes convidadas — mesmo que a visibilidade padrão dela na organização seja mais restrita.
- O criador do evento nunca recebe a notificação "avisado na criação" sobre o próprio compromisso.
- Se a lista de equipes não carregar (por exemplo, por falta de permissão), o seletor de "Equipes" simplesmente aparece vazio, sem aviso de erro — o de "Membros" continua funcionando normalmente.
Lembretes e notificações
Existem dois mecanismos de aviso independentes, e vale saber qual vale para o seu caso.
Dentro de uma organização, convites e lembretes de compromissos de "Equipe" chegam pelo sino de notificações do Zhapio, em tempo real — o mesmo canal usado para menções e outros avisos internos, não um envio de WhatsApp ou e-mail. Esse canal só existe para compromissos com organização associada; um lembrete pessoal nunca passa por ele.
Para compromissos pessoais — e como reforço visual de qualquer lembrete, mesmo dentro de uma organização — o Zhapio consulta a cada 60 segundos, enquanto a aba do navegador estiver aberta e você autenticado, se há lembretes vencidos, e mostra um pop-up discreto no canto inferior direito, com um sino, que você fecha em "Dispensar". Hoje esse pop-up é a única forma de aviso para um lembrete pessoal: não existe envio de e-mail ou WhatsApp para lembretes fora de uma organização, então se a aba do Zhapio não estiver aberta no horário marcado, o aviso simplesmente não aparece.
Atenção
O pop-up de lembrete no navegador e o processamento de compromissos vencidos no servidor rodam no mesmo ciclo de aproximadamente 60 segundos, mas sem coordenação entre si. Em situações raras, o servidor pode marcar um compromisso como concluído entre uma consulta e outra do navegador, e o pop-up correspondente acaba não aparecendo.
Google Calendar
Na aba "Google" do diálogo "Novo compromisso", o Zhapio segue um de dois caminhos, dependendo do seu plano e de você ter conectado uma conta do Google com o escopo de Agenda em Integrações.
Sem essa conexão ativa — o caso padrão em contas grátis, teste, Basic, ou Premium sem o Google conectado —, a aba funciona como um link pré-preenchido: o Zhapio salva um lembrete no seu calendário interno com o mesmo horário (para que o compromisso continue aparecendo na sua Agenda e disparando o pop-up de lembrete descrito acima) e abre o Google Calendar em uma nova aba, já com título, data e detalhes preenchidos. Nenhum dado é enviado à API do Google nesse caminho — você mesmo finaliza clicando em "Salvar" (ou "Criar") na página do Google, e só a partir daí o compromisso existe de fato na sua conta do Google.
Importante
Esse caminho de link pré-preenchido está disponível em todos os planos, inclusive no grátis — não exige nenhuma permissão nem conexão prévia. É diferente da sincronização automática descrita a seguir, que depende de plano e de uma conta do Google conectada.
Sincronização automática com o Google Calendar
A partir do plano Premium (e em Enterprise), com uma conta do Google conectada em Integrações com o escopo de Agenda, a aba "Google" passa a criar o evento direto na API do Google Calendar, sem sair do Zhapio nem depender de você salvar manualmente na página do Google.
Criar, editar ou cancelar um compromisso desse tipo no Zhapio é enviado à API do Google na hora. Além de título, horário, local e detalhes, você pode preencher "Convidados (e-mails)" — o próprio Google envia o convite e acompanha as respostas —, ligar "Adicionar Google Meet" para gerar um link de vídeo automaticamente, e escolher um "Lembrete" (sem lembrete, 10 minutos, 30 minutos, 1 hora ou 1 dia antes), que vira um alerta do próprio Google. O link do evento, o link do Meet e a lista de participantes ficam salvos junto do compromisso dentro do Zhapio.
No sentido contrário, um processo interno consulta a agenda do Google a cada 5 minutos, por padrão, e traz para o Zhapio qualquer evento criado, editado ou cancelado direto no Google Calendar, usando sincronização incremental — sem reler a agenda inteira a cada consulta.
Atenção
Essa sincronização de volta (Google → Zhapio) hoje só funciona para uma conta do Google pessoal, conectada por você mesmo. Numa conexão do Google feita pela organização, criar, editar ou cancelar no Zhapio ainda chega ao Google normalmente, mas uma mudança feita direto no Google Calendar não volta para o compromisso correspondente no Zhapio — uma única conta Google da organização pode corresponder a vários membros, e o sistema ainda não resolve essa ambiguidade.
Dicas práticas
Um compromisso do tipo Google não entra na fila de envio do Zhapio — ele existe só para consulta e acompanhamento. Quem dispara lembrete, convite ou notificação para esse compromisso é o próprio Google, não o Zhapio.
Continue aprendendo
Escolha o próximo guia de acordo com a tarefa que você quer concluir: