Primeiros passos
Entenda o fluxo basico do Zhapio e configure o essencial para trabalhar no WhatsApp Web.
Dicas práticas
Neste guia: Escolha seu workspace, entre na conta e organize a primeira rotina de atendimento.
Como o Zhapio funciona
Tutorial sobre a tela inicial da Zhapio!
No Zhapio, cada usuário tem no máximo um workspace Pessoal e pode, além disso, participar de uma ou mais organizações no plano Empresarial. Ao criar sua conta, o Pessoal já nasce ativo: o sistema cria automaticamente um funil padrão, ativa um período de teste gratuito e credita os créditos iniciais de IA — não é preciso configurar nada disso manualmente antes de começar a usar.
No workspace Pessoal, o Zhapio funciona como uma camada de CRM sobre o WhatsApp Web, entregue pela extensão do navegador: leads, contatos, disparos, automações e calendário vivem na barra lateral da extensão, ao lado da própria conversa do WhatsApp.
Já no plano Empresarial — chamado de "Empresas" no próprio produto —, a equipe passa a trabalhar no aplicativo web completo, com Central de Atendimento compartilhada, chat interno da Equipe, CRM e um console de gestão da organização. Os planos disponíveis são Grátis, Basic, Premium e Empresarial; apenas uma assinatura ativa do plano Empresarial permite criar ou manter uma organização — os demais planos ficam restritos ao workspace Pessoal.
O menu de workspaces no topo da barra lateral mostra apenas os workspaces em que você realmente está: o Pessoal (quando ativado) e as organizações das quais você participa. Se você só tem um workspace disponível, esse seletor nem aparece — ele só é exibido a partir de dois workspaces simultâneos.
O que muda entre Pessoal e Empresas
A navegação lateral muda de acordo com o workspace ativo — não é o mesmo produto com nomes diferentes, são conjuntos de recursos distintos.
No Pessoal, os links disponíveis são Dashboard, Leads, Funis, Copiloto (a IA que consulta o seu CRM e faz alterações depois da sua confirmação), Calendário, Integrações, Configurações e o menu Automações, que reúne Central, Agente IA, Automações, Disparos e Modelos. Não existem Atendimento, Equipe, Organização nem Bolsão nesse workspace.
Dentro de uma organização (Empresas), a navegação ganha os seguintes itens:
Atendimento é a Central de Atendimento, a caixa de entrada compartilhada da equipe, liberada de acordo com a permissão de cada pessoa (ver os próprios leads, os do time ou os de todos). Nos workspaces Pessoal, a própria tela avisa que "Central de Atendimento é um recurso de equipe".
Equipe é o chat interno da organização — canal geral, canais de time, mensagens diretas, menções e o aviso "Chamar atenção" — e não uma tela de gestão de membros; a gestão de pessoas fica em Organização.
Bolsão é a fila de leads disponíveis para os atendentes disputarem, exclusiva de organizações que estão na jornada de leads Enterprise.
O Copiloto também aparece dentro de uma organização, para quem pode ver leads: ele enxerga o que o seu papel enxerga e só altera o que o seu papel permite.
Organização é o console administrativo, com Membros e convites, Equipes, Configurações e Auditoria, além de abas adicionais de Analytics, Cobrança, Dados, IA e Locais. Ele só aparece para quem tem permissão de gerenciar configurações, membros, times, canais ou auditoria da organização. Os papéis possíveis dentro de uma organização são Proprietário, Administrador, Supervisor e Atendente — um Atendente vê Funis e Leads como um único quadro agregado, chamado "Funil" no singular em vez de "Funis". E quem já tem acesso ao console de Organização deixa de ver um link separado de "Configurações" no topo: as configurações da conta passam a ficar dentro do menu do avatar.
Importante
- O botão "Instalar extensão" só aparece no workspace Pessoal ativo. Dentro de uma organização o canal usado é a API oficial do WhatsApp Business, então oferecer a extensão ali não faria sentido.
- A página de Integrações só é exibida se você tiver permissão para gerenciar canais da organização (ou usar canais pessoais e do Facebook dentro dela); sem essa permissão, o link simplesmente não aparece — em vez de mostrar uma tela vazia.
Trocar de workspace ou converter o Pessoal em Empresas
Quando você participa de mais de um workspace, o seletor no topo da barra lateral lista cada um no formato {nome} — {tipo} — por exemplo, "Pessoal — individual" ou "Acme Ltda — organização". Um item "Ativar workspace Pessoal" só aparece nesse menu se o seu Pessoal ainda não tiver sido ativado.
Transformar o Pessoal em Empresas não é um botão simples de "converter": é uma migração completa, e só é iniciada a partir da compra do plano Empresarial no checkout. Nesse passo, o Zhapio pergunta como você quer criar o novo workspace, com duas opções reais na tela.
No checkout, escolha o plano Empresarial.
Selecione "Converter meu Pessoal" para transformar os dados e integrações do seu Pessoal na nova organização, ou "Adicionar empresa separada" para criar uma organização do zero, mantendo o Pessoal intocado e com sua própria assinatura.
Aguarde a migração ser concluída. Ela roda em etapas — provisionamento, migração de dados, troca de integrações e verificação — e, ao terminar, o Pessoal escolhido em "Converter" some do seletor de workspaces: só a organização permanece.
Atenção
Enquanto "Converter meu Pessoal" está em andamento, o Pessoal fica temporariamente bloqueado até a migração terminar de processar o que já estava em andamento. Com "Adicionar empresa separada" isso não acontece: o Pessoal continua funcionando normalmente e você passa a ver os dois workspaces lado a lado no seletor.
Antes de começar
Para usar o Zhapio no WhatsApp Web, você precisa de uma conta Zhapio, do WhatsApp Web já conectado e da extensão instalada no seu navegador (Chrome, Brave, Edge ou Firefox).
Abra web.whatsapp.com e confirme que sua conta do WhatsApp está conectada normalmente.
Clique no ícone da extensão ou no botão de perfil na barra lateral do Zhapio. Se você ainda não estiver autenticado, isso abre a tela de boas-vindas com os botões "Entrar" e "Cadastrar".
Em "Cadastrar" basta e-mail e senha, com no mínimo 8 caracteres — telefone e nome são opcionais. Em "Entrar", use o e-mail e a senha da sua conta Zhapio, ou "Esqueci minha senha" caso precise redefinir.
Depois de autenticar, os painéis da barra lateral — Leads, Contatos, Disparos, Copiloto, Automações, Calendário — carregam automaticamente.
Dicas práticas
Se o seu Pessoal já tiver sido convertido em Empresas, ou estiver com uma conversão em andamento, a extensão mostra esse aviso na própria tela de login em vez de carregar leads. Nesse caso, use o link que ela exibe para abrir o painel web da organização.
Sincronização entre a extensão e o aplicativo web
Você não precisa sincronizar nada manualmente entre a extensão e o aplicativo web: as duas pontas trocam a sessão de login sozinhas, em segundo plano.
Ao abrir o aplicativo web do Zhapio no navegador, a extensão compara a sessão que já tem guardada com a sessão salva pelo aplicativo web. Se as duas forem diferentes, a sessão da extensão prevalece e é copiada automaticamente para o aplicativo web. A mesma ponte funciona no sentido contrário: fazer login pelo aplicativo web também atualiza a sessão guardada pela extensão. Na prática, basta autenticar uma vez, em qualquer uma das duas interfaces, para que a outra reconheça sua conta assim que for aberta em seguida.
Importante
Depois do primeiro login no aplicativo web, pode aparecer uma pesquisa curta sobre o perfil do seu negócio. Ela é opcional: pode ser pulada ou respondida depois, e deixa de aparecer nas telas seguintes assim que for preenchida ou dispensada.
Rotina recomendada
Para quem está começando, a rotina mais simples de manter é: manter a lista de Contatos atualizada, organizar os leads que chegam nos Funis certos, ter Modelos de mensagem prontos para as conversas mais comuns e registrar compromissos no Calendário assim que surgem.
Os Modelos — mensagens salvas para reuso — não ficam atrás de um ícone fixo na barra lateral: eles se abrem como um painel a partir de uma conversa aberta no WhatsApp, para que o texto já seja usado dentro do próprio chat. Disparos, por sua vez, é o recurso para envios em lote a partir de uma lista de contatos ou leads.
Dicas práticas
- Crie os Modelos de mensagem antes de iniciar uma campanha de Disparos — eles reaproveitam o mesmo texto em vários envios.
- Revise telefone e nome dos contatos antes de exportar ou agendar um Disparo: dados incompletos travam o envio.
- Registre no Calendário o próximo passo logo depois de uma conversa importante, enquanto o contexto ainda está fresco.
Continue aprendendo
Escolha o próximo guia de acordo com a tarefa que você quer concluir: