Automações

Neste guia: Monte o fluxo, teste o comportamento e só então ative a automação.

• Conhecer o construtor.
• Criar e conectar passos.
• Testar antes de ativar.

Automações é um recurso pago a partir do plano Premium (Pro) — não está disponível no Grátis nem no Basic. A liberação é por plano, não por tipo de workspace: um workspace Pessoal com o plano certo tem acesso ao construtor completo, do mesmo jeito que uma organização Empresas.

Todo passo novo entra desconectado dos demais — não existe ligação automática. Depois de adicionar um passo, você precisa arrastar manualmente uma conexão da bolinha de saída de um passo até a bolinha de entrada do próximo. Um fluxo com passos soltos, sem ligação nenhuma, não faz nada além do que já estiver conectado ao Início.

• Primeira mensagem enviada no dia: dispara quando você (ou sua equipe) manda a primeira mensagem do dia para aquele contato.
• Primeira mensagem do contato no dia: dispara na primeira mensagem que o contato manda para você no dia, considerando o fuso horário do seu workspace.
• Quando mover para um funil / coluna: dispara quando o lead entra num funil escolhido — e, se quiser, numa coluna específica dele.
• Depois de uma ligação: dispara quando um atendente registra o resultado de uma ligação no Discador. Deixar o resultado em branco faz o gatilho valer para qualquer ligação, não um resultado específico.
• Por palavra-chave: dispara quando uma mensagem contém uma das palavras-chave configuradas — dá para escolher se vale para mensagens recebidas, enviadas, ou as duas.
• Mensagem idêntica à palavra-chave: parecido com o anterior, mas só dispara quando a mensagem é exatamente igual à palavra-chave, não apenas quando a contém.
• Ao encerrar o card: dispara quando o card do lead é encerrado no CRM.
• Acionamento via API: dispara por uma chamada externa, sem depender de nada acontecer dentro do Zhapio — veja a seção sobre acionamento por API mais abaixo.
• Ativação manual: não tem condição automática; você mesmo aciona quando quiser, direto do lead ou da conversa.

Não existe hoje um gatilho de "lead novo criado", nem de "tag adicionada", nem um gatilho de agendamento por horário fixo (tipo "toda segunda às 9h"). Se voce precisa de algo parecido com agendamento, o caminho mais próximo é combinar um gatilho de mensagem com a janela de horário permitido nas configurações do fluxo (veja "Erros comuns e limites" abaixo) — não é a mesma coisa que um agendamento de verdade.

• Enviar mensagem: manda uma mensagem para o contato — veja os três formatos possíveis logo abaixo.
• Aguardar (delay): pausa o fluxo por um tempo, em segundos, minutos, horas ou dias, antes de seguir para o próximo passo.
• Mover lead para funil / coluna: move o lead para um funil e coluna específicos — é a ação equivalente ao gatilho "Quando mover para um funil/coluna", só que na direção contrária (uma dispara a automação, a outra é o que a automação faz).
• Adicionar ao funil / Remover do funil / Remover de todos os funis: gerenciam em quais funis o lead aparece, sem necessariamente trocar a etapa atual.
• Atribuir tag: adiciona uma tag de texto livre ao lead.
• Encerrar card: marca o card do lead como concluído e encerra a conversa.
• Encerrar atendimento: marca o lead como perdido, envia para a coluna do administrador e encerra a conversa.
• Distribuir para agente: atribui o lead a uma pessoa da equipe ou a um atendente de IA. Só funciona dentro de uma organização.
• Transferir para equipe: transfere a conversa para uma equipe. Também só funciona dentro de uma organização.
• Incluir/excluir da IA: liga ou desliga se o atendente de IA deve responder aquele contato dali para frente.

Fora de uma organização (workspace Pessoal), "Distribuir para agente" e "Transferir para equipe" não têm efeito nenhum — não existe uma equipe ou outro agente para receber. Nesse workspace, esses dois passos nem aparecem na lista de ações.

Ainda não existe uma ação de "Webhook" para enviar dados para fora do Zhapio — a opção aparece desativada no painel, marcada como "em breve". O único jeito de conectar uma automação com uma ferramenta externa hoje é pelo gatilho de acionamento via API, que funciona no sentido contrário: algo de fora aciona a automação, não o contrário.

Se você conectar algo à saída de "sem resposta", é obrigatório definir um tempo de espera para ela — o Zhapio recusa salvar o fluxo até esse tempo ser preenchido.

O editor também tem botões de Exportar e Importar, que salvam ou carregam o fluxo inteiro como um arquivo — útil para guardar uma cópia de segurança antes de mudanças grandes, ou para levar um fluxo pronto de um workspace para outro.

• Simular: um teste totalmente local, sem enviar nada de verdade e sem gravar nada no banco de dados — o Zhapio mostra como seria a conversa numa tela de chat simulada, incluindo a opção de digitar respostas de teste para os passos de pergunta com múltipla escolha e simular o caso de "sem resposta".
• Testar de verdade: dispara o fluxo real contra um número de WhatsApp que você escolhe. Isso é produção de verdade, só que mirando um número que você controla — não é um ambiente separado.

"Testar de verdade" envia uma mensagem real pelo WhatsApp. Use um número seu para testar, nunca o número de um cliente. Esse modo também exige que a automação já tenha sido salva e esteja ativa — não dá para testar de verdade um fluxo ainda em rascunho.

Pausar uma automação não afeta só os contatos que ainda não entraram nela — qualquer execução em andamento naquele momento é interrompida na hora, mesmo que o contato esteja no meio de uma sequência (por exemplo, na espera entre a segunda e a terceira mensagem). Não existe um jeito de pausar só para novos contatos e deixar os que já estão em andamento terminarem sozinhos.

Isso explica por que um passo de "Aguardar 2 minutos" nunca demora muito além disso: o fluxo não fica esperando um horário de lote, ele é retomado na primeira verificação de 10 segundos depois que o tempo se cumpre.

• Confundir o gatilho com a ação de mover funil: o gatilho "Quando mover para um funil/coluna" só pode iniciar um fluxo — colocá-lo no meio de uma automação não funciona, e o Zhapio bloqueia salvar nesse caso. Para mover o lead como parte de uma automação já em andamento, use a ação "Mover lead para funil/coluna", que é o passo separado para isso.
• Automações não enviam pelo WhatsApp Web nem pela extensão: todo envio de uma automação passa pela API oficial do WhatsApp (Cloud API). Se o workspace não tiver um número conectado por essa API, os passos de mensagem são simplesmente pulados, com um aviso de "WhatsApp não conectado" — a automação continua rodando, mas ninguém recebe a mensagem.
• Mensagem de texto livre fora da janela de 24 horas: um passo de "Enviar mensagem" no formato Texto simplesmente não sai se já tiver passado 24 horas desde a última mensagem do contato. Para alcançar alguém fora dessa janela, use o formato Template ou Auto.
• Nas configurações do fluxo (ícone de engrenagem), você pode restringir quando as ações realmente disparam: parar o fluxo se o cliente responder, permitir ou não mensagens em grupos do WhatsApp, não responder se já existe um atendente humano na conversa, limitar a dias e horários específicos, e excluir contatos que estejam em certos funis ou colunas.

• O token pode ser regenerado a qualquer momento; regenerar invalida a URL antiga na hora, então qualquer integração externa usando o token anterior para de funcionar até você atualizá-la com o novo.
• Esse gatilho é o único jeito hoje de uma ferramenta de fora do Zhapio iniciar uma automação — não existe (ainda) uma ação de "Webhook" para o caminho contrário, de dentro do Zhapio para fora.

• Proprietário e Administrador: acesso completo — criar, editar, excluir, ativar/pausar e acionar manualmente.
• Supervisor: só visualização. Consegue ver a lista e abrir uma automação para conferir, mas não pode criar, editar, excluir, ativar/pausar nem acionar manualmente.
• Atendente: sem acesso — o item Automações nem aparece no menu lateral para esse papel.